Klantcase Triade Vitree

Triade Vitree is een organisatie ván mensen met aandacht vóór mensen, van jong tot oud, met mogelijkheden en onmogelijkheden. Triade Vitree biedt zorg en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking of
psychische stoornis, en jeugdhulp aan kinderen,
jongeren en gezinnen.

Triade Vitree heeft tussen de 130 en 150 locaties in de provincie Flevoland, NOP en Overijssel. Het overgrote deel van deze locaties wordt gebruikt om zorg te bieden aan cliënten. Het hoofdkantoor van de organisatie zit in Lelystad, en daar is ook de ICT afdeling gehuisvest. Daarnaast zijn er nog kantoren in Almere en Kampen.

Triade Vitree heeft in totaal zo’n 1.800 medewerkers, waarvan 7 man op de ICT afdeling. Rogier Kuiper is hier werkzaam in de rol van Coördinator ICT/ Service Manager en werkt inmiddels al meer dan 20 jaar bij Triade Vitree. Wij spraken hem over de samenwerking met Vooruit (voorheen D-Two).

De ICT-afdeling van Triade Vitree

“Het is een dynamische omgeving waarbij geen dag hetzelfde is. Door de jaren heen heb ik meerdere functies gehad en heb ik de ICT-afdeling veelvuldig zien veranderen. We doen het niet alleen, we hebben in Vooruit een betrouwbare ICT partner gevonden. Zij beheren de desktop omgeving en bieden eerstelijns support” vertelt Rogier.

Voor het afvoeren van hardware had Triade Vitree nog geen vaste partner. Wanneer de oude hardware zich opstapelde, belde zij naar een lokale partij, maar dit verliep niet naar tevredenheid. Via een gezamenlijke connectie is Triade Vitree uiteindelijk in contact gekomen met Vooruit.

Kort daarop volgde een kennismaking. Rogier: “Vooruit is gevestigd in Elst, en dat ligt niet bepaald om de hoek voor ons. Met het oog op duurzaamheid twijfelde ik dan ook of dit de beste keuze was. Na een goed gesprek was die twijfel weggenomen. Er werd mij uitgelegd dat Vooruit door het hele land rijdt en dat zij ophaalrondes precies zo inplannen dat ritten met elkaar worden gecombineerd. Op deze manier gaat het ophaalproces op een milieubewuste manier.”

Afvoeren van hardware

Na dit gesprek zijn er twee grote containers geplaatst op het hoofdkantoor van Triade Vitree. In deze containers van Vooruit kan oude hardware overzichtelijk worden verzameld.

Rogier: Aan het begin van de samenwerking, eind vorig jaar, hadden we direct twee grote karren vol met hardware. We hadden hier zoveel spullen staan waarvan we niet wisten wat we ermee moesten. We hebben dit vervolgens allemaal geïnventariseerd, in het CMDB gehangen en bestickerd met een uniek nummer. We hebben flink opgeruimd.

 Zo hadden we bijvoorbeeld een heleboel oude laptops die ook niet meer ondersteund werden, er zat nog Windows 7 op. Deze spullen waren dermate oud dat we er niks meer mee konden. Zodoende is daar voor Vooruit ook een heleboel werk uitgekomen.”

En dat vindt Rogier eigenlijk het belangrijkste. De keuze om een duurzaam partnership met Vooruit aan te gaan is mede gebaseerd op de doelgroep die werkzaam is binnen Vooruit. De eerste ophaalronde van Triade Vitree heeft voor de doelgroep al meer dan 5000  minuten aan werk gerealiseerd.

 “We hebben bij voorbaat wel gekeken naar meerdere leveranciers die ons zouden kunnen helpen met de afvoer van hardware. Zo werd er gekeken naar de restwaarde die geboden werd voor de spullen. Maar dit vond ik eigenlijk niet zo relevant. Wat ik relevant vind is de doelgroep waar Vooruit mee werkt. Al is het niet exact dezelfde doelgroep als waar wij ons als organisatie voor inzetten, zie ik wel degelijk raakvlakken. Ik vind het belangrijk dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een fijne werkplek hebben, en op deze manier kunnen wij daar als organisatie aan bijdragen”.

Circulaire IT

Naast de laptops is er ook een grote partij mobiele telefoons ingeleverd. De telefoons werden door Vooruit opgehaald, eenmaal in de loods in Elst kwam men tot de ontdekking dat de ruim 250 mobiele telefoons nog in beheer stonden, hierdoor gaat helaas een flink gedeelte van de restwaarde verloren. “Deze telefoons zijn destijds ingenomen, allemaal in een bak verzameld en hier is verder niet meer naar omgekeken”, aldus Rogier.

Circulaire IT wordt steeds belangrijker, ook voor Triade Vitree. Rogier: “Je moet je als organisatie bezig houden met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, en de kansen liggen er ook. Zo hebben we dit proces met behulp van Vooruit anders ingericht. Er is nu een balie waar mensen zich kunnen melden als zij uit dienst gaan. De apparaten worden dan ter plekke leeggemaakt en kunnen zo eventueel heringezet worden.”

“Het is mooi voor ons dat er nog een restwaarde in de apparatuur zit, mooi voor een ander dat de apparatuur een tweede leven kan krijgen, en mooi voor Vooruit omdat er zo weer werkgelegenheid gecreëerd wordt.”

Een langdurige samenwerking
Inmiddels staan er weer twee nieuwe rolcontainers op locatie bij Triade Vitree. Dit zorgt voor overzicht.

Rogier: “De snelheid waarmee er gehandeld wordt is heel fijn. Wanneer de rolcontainers (bijna) vol zijn pleeg ik een belletje, en worden de spullen opgehaald. Vervolgens worden er weer direct twee nieuwe containers geplaatst. We kunnen ervan uitgaan dat de datadragers allemaal netjes vernietigd worden, en dat moet natuurlijk ook, dat is een vereiste.

Hier ontvangen we vervolgens een mooi rapport van. We moeten zwart op wit hebben wie welke spullen heeft afgevoerd, dit is belangrijk voor de audit. De wipe rapporten waren tip top in orde en werden ook nog eens heel snel aangeleverd. Dit is in het verleden, met andere partijen, wel eens anders geweest.”

Triade Vitree wil als organisatie haar footprint zo laag mogelijk houden. De samenwerking met Vooruit draagt daar onwijs aan bij. Rogier: “Aan die doelstelling kunnen we op deze manier voldoen. Wat ik ook fijn vind is het ‘geen gedoe’, korte lijnen en een snelle afhandeling. Ik wil Vooruit nu ook gewoon als vaste partij behouden voor een langdurige samenwerking, want tot nu toe bevalt dat perfect. Laten we het niet moeilijker maken dan het hoeft te zijn. En dat gebeurt, dus dat voldoet volledig aan mijn eisen.”