Klantcase VieCuri

VieCuri Medisch Centrum is een topklinisch ziekenhuis. Mensen uit de regio Noord-Limburg kunnen met bijna elke zorgvraag terecht bij VieCuri, zowel in Venlo als in Venray. Daarnaast zijn er regiopoli’s in Panningen, Reuver en Horst. VieCuri is voorzien van alle basisspecialismen. In totaal werken er zo’n 3.400 medewerkers bij VieCuri.

De ICT afdeling van VieCuri bestaat uit zo’n 50 tot 60 medewerkers. Zij zijn verantwoordelijk voor de in totaal 2.500 werkplekken van het ziekenhuis. Samen met verschillende partners zorgen zij ervoor dat een ieder in het ziekenhuis zijn of haar werk op elk moment kan blijven doen. D-two is een van deze belangrijke partners.

Jean-Paul Kessels is projectleider ICT bij VieCuri Medisch Centrum. We spraken hem over de samenwerking met Vooruit en het cruciale belang van een goed functionerende ICT afdeling in een topklinisch ziekenhuis.

Een brug slaan tussen gebruikers, bedenkers, en technici

Inmiddels is Jean-Paul alweer 5 jaar werkzaam bij VieCuri. Van origine is hij verpleegkundige en daarnaast heeft hij een tijd gewerkt in de hoek van de medische technologie. Hij weet daarom goed wat een gebruiker nodig heeft om zijn werk te kunnen doen en wat daar technisch voor geregeld moet worden. Jean-Paul vertelt: “Voor mij was het belangrijk om een brug te slaan tussen gebruikers, bedenkers en technische mensen. Deze technici bouwen met de beste intenties, maar hebben hulp nodig met de vertaalslag naar wat werkt binnen de zorgsector. Daarnaast heeft de gebruiker hulp nodig om zijn functionele vraag te verwoorden en om te zetten naar benodigde techniek”.

Het eerste contact met Vooruit is in 2018 gelegd. VieCuri kwam in contact met Vooruit toen het op zoek was naar een betrouwbare partner die kon helpen bij het overzetten van de werkplekken van Microsoft Windows 7 naar Microsoft Windows 10. De toenmalige manager van de ICT afdeling had al eerder met Vooruit gewerkt in een ander ziekenhuis.

Jean-Paul: “Alvorens het project van start ging waren we geruime tijd verder. We wisten dat we samen wilden werken met Vooruit,, maar we moesten nog in kaart brengen welke werkplekken we konden omzetten. Ook moest de hardware nog besteld worden. De implementatie van de standaard werkplekken  heeft plaatsgevonden in 2021. En nu volgen nog de “niet standaard werkplekken” waarbij Vooruit ook ondersteunt.”

Het belang van goede integratie tussen zorg en ICT

Vooruit helpt VieCuri bij het uitplaatsen van devices, van monitoren tot PC’s – thin clients en fat clients. Daarnaast verzorgt Vooruit de opslag voor alles wat VieCuri bij haar leverancier DELL bestelt. De hardware wordt uitgepakt in het warehouse van Vooruit. Hier vindt ook het asset taggen plaats (stickeren van de hardware) en worden er eventuele aanpassingen in de systemen gedaan. Zo wordt de hardware uitgepakt in rolcontainers aangeleverd, waardoor er in het ziekenhuis niet nog allemaal verpakkingsmateriaal wordt verzameld, een duurzame oplossing dus.

 Jean-Paul legt uit: “Eigenlijk bestaat het project uit verschillende uitrollen waarbij we twee varianten kunnen onderscheiden. Zo zijn er de ‘standaard werkplekken’, waar met de software gewerkt kan worden zonder dat daar specifieke randapparatuur voor nodig is. Iedere werkplek wordt voorzien van twee schermen, een toetsenbord, een muis en de bekabeling wordt keurig weggewerkt. In VieCuri zijn het afgelopen jaar ongeveer 1.100 werkplekken geplaatst.”

Daarnaast is er een tweede variant, daar zijn we op dit moment voornamelijk mee bezig. Dit zijn alle werkplekken die overblijven en noemen we de ‘specials en de restpunten’. Er moet eerst door een systeembeheerder worden bekeken wat er moet gebeuren en dan moet dat worden gebouwd. Zo wordt er gekeken naar welke (rand)apparatuur een specifieke zorgprofessional nodig heeft. Als er vervolgens meer van dat soort werkplekken nodig zijn dan kunnen die op dezelfde manier worden ingericht.”

Zo min mogelijk downtime

Het opbouwen van een werkplek kost toch al gauw 20 minuten tot een halfuur. Vervolgens moeten er dan nog eigen snelkoppelingen gemaakt worden door medewerkers. “We zien dat dit bij de verpleegafdelingen vrij gemakkelijk gaat, die kunnen dan tijdelijk gebruikmaken van een andere werkplek. Maar bijvoorbeeld bij een polikliniek mag het poli-spreekuur niet in gevaar komen, en is juiste afstemming en planning erg belangrijk,” vertelt Jean-Paul.

Om te zorgen voor zo min mogelijk downtime, helpt Vooruit ook buiten reguliere werktijden. “Zo moesten er rond de 60-70 werkplekken op de afdeling radiologie worden omgezet. Dit moest op een zaterdag gebeuren. Die afdeling moet op elk moment door kunnen werken. Er werd daarom op een vrijdag, midden in de nacht een nieuw systeem geïmplementeerd en daarna moesten de werkplekken worden geïnstalleerd.” Toen de implementatie van het nieuwe systeem was afgerond, zijn de jongens van Vooruit in de bus gestapt richting VieCuri. Vervolgens zijn zij de hele zaterdag bezig geweest om alle werkplekken te installeren.

Naast deze werkplekken zijn er in totaal nog zo’n 400 laptops die medewerkers gebruiken. Het gebruik van de laptops is in de corona-tijd flink toegenomen.

“Hier heeft Vooruit weinig werk aan. Zij pakken wel eens apparaten voor ons uit. Vervolgens moeten we die apparaten inspoelen met de juiste configuratie, dat wordt gedaan door de interne supportafdeling. Dit is een mooi voorbeeld van de samenwerking tussen Vooruit en onze eigen ICT-collega’s”, aldus Jean-Paul.

Ketensamenwerking

De interne supportafdeling van VieCuri houdt zich voornamelijk bezig met werkplekbeheer, en bestaat uit vijf medewerkers. Deze kleine club maakt steeds vaker gebruik van de diensten van Vooruit. Als er bijvoorbeeld een verhuizing is van meer dan 15 werkplekken, dan wordt Vooruit ingeschakeld. Jean-Paul: “Dit biedt voor ons een mooie uitkomst. Zo kan onze eigen supportmedewerker zich namelijk veel vrijer bewegen en zich met andere zaken bezighouden.”

Jean-Paul geeft aan dat dit niet per se de reden is waarom zij voor Vooruit hebben gekozen. De voornaamste reden om met Vooruit te werken en de diensten uit te breiden is omdat de organisatie zeer gestructureerd werkt.

De medewerkers van Vooruit zijn toegewijd en hebben oog voor detail. Dit maakt het makkelijker voor ons als ziekenhuis om het los te laten. Bij de eerste uitrol hadden we drie van onze eigen supportmedewerkers op locatie. Nu is er slechts een supportmedewerker bij de migratie aanwezig. De medewerkers van Vooruit doen hun werk uitstekend, mocht er wel wat zijn dan weten ze onze supportmedewerker te bereiken.”

Dit is een stuk herkenning, en dat is alleen maar positief. Vooruit is niet een partij die even een keertje langskomt, we zijn echt een langdurige samenwerking met elkaar aangegaan.