Klantcase ZuidZorg

“Wij werken hard aan innovatie en werken aan verschillende projecten die erop gericht zijn de dienstverlening gericht aan ouders van jonge kinderen te verbeteren.” Dit valt terug te lezen op de website van ZuidZorg JGZ uit Zuidoost-Brabant. In de eerste levensjaren van een kind hebben ouders veel vragen. Professionele communicatie is slechts één van de dingen die de Google G Suite van Google Cloud voor ZuidZorg faciliteert. Het loste daarnaast ook belangrijke uitdagingen rondom kosten, IT beheer, en gebruikersgemak op.

“Binnen alle geledingen van ZuidZorg moesten er kosten bespaart worden. Na onderzoek is er gekozen voor Google G Suite.” (Aldus Marja van der Velden, Functioneel/applicatie beheerder)

De uitdaging

Het IT landschap bleek verouderd te zijn. De afdeling Jeugdgezondheidszorg was overigens eerst nog onderdeel van de ZuidZorg organisatie, maar in 2019 verzelfstandigde ZuidZorg JGZ. Medewerkers werkten met thick of thin cliënts op Citrix en konden overal bij hun gegevens. Bij huisbezoeken was dat lastiger omdat men moeilijker online kon werken. Daar werd op papier of offline op een laptop gewerkt en werden de gegevens later op kantoor in het systeem gezet.

Alleen de mobiele telefoon was een manier om vanaf externe locaties met de vestigingen te communiceren. Daarnaast bleek er een afhankelijkheid te zijn van de toenmalige leverancier. Het intranet en de documenten waren ondergebracht in SharePoint. De lay-out van het intranet was door de leverancier gemaakt. Hier zelf iets aan veranderen kon niet of nauwelijks. Afhankelijkheid en verminderde flexibiliteit waren het gevolg. Er ontstond een behoefte aan minder complex onderhoud en het besparen van kosten.

Het slimme voortraject van Lister

Marja van der Velden, Functioneel/applicatie beheerder Google for Business bij Zuidzorg Jeugdgezondheidszorg, was actief betrokken bij dit verandertraject. Een interim manager ICT bracht Zuidzorg in contact met Webr, de Google partner met veel ervaring in de zorg. Webr is sinds januari 2020 volledig opgegaan in Vooruit (voorheen Tech Bakery). Met de implementatie van Google G Suite (van Google Cloud) werden ook Chromebooks meegeleverd waar medewerkers, altijd en overal, met de applicaties kunnen werken die voor de desbetreffende functie van toepassing zijn. De grootste besparing die hierdoor bereikt werd was met name op het gebied van het IT beheer, omdat hardware vanaf heden niet meer individueel geconfigureerd hoeft te worden. Gebruikers loggen slechts in en ontvangen automatisch alles vanuit de Google Cloud dat zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Inclusief software updates.

Marja vertelt dat zij veel hulp gehad heeft van Jeffrey Oelen, Cloud Consultant bij Vooruit, en nog steeds krijgt. Er werd vanaf het begin goed meegedacht, bijvoorbeeld over het toekennen van de juiste functionaliteiten per gebruiker, en het maken van gebruikersprofielen. Interne trainingen werden gegeven in twee verschillende stappen. De eerste stap ging over de manier waarop Gmail en de agenda werkt in de Google G Suite.

De tweede stap was een training op het gebied van effectief samenwerken en het delen, bewerken en opslaan van bestanden in de Cloud. Natuurlijk was van tevoren het kennisniveau van medewerkers door Marja en Jeffrey samen in kaart gebracht. Zo werden de trainingen op het juiste niveau gegevens en sloot dit aan bij de medewerkers. Ook toen Zuidzorg Jeugdgezondheidszorg verzelfstandigde, moesten er aanpassingen gedaan worden en was Jeffrey meestal om de twee weken bij hen op locatie te vinden.

“Diverse trainingen hebben we via videobellen van Vooruit ontvangen. Dat vond ik een perfect alternatief om uitleg te krijgen in tijden van de coronacrisis” aldus Marja van der Velden.

De Cloud en alles op afstand

De waarde van ‘het alles op afstand kunnen doen’ wordt steeds groter. Op afstand iets kunnen doen geldt bijvoorbeeld ook voor de externe communicatie naar ouders die de consultatiebureaus weer bezoeken. Er deed zich een nieuwe uitdaging voor.

De wachtkamers waren voorheen voorzien van informatieposters, welke een wat rommelige indruk konden geven. Als alternatief kwamen er beeldschermen te hangen en voor het presenteren van online content werd besloten om Chrome Sign Builder te gebruiken. Marja kan nu op afstand informatie op digitale beeldschermen plaatsen en beheerders van de locaties kunnen daar ook lokale informatie aan toevoegen. Tijdens het wachten lees je als ouder alles over opvoeden en opgroeien, cursussen, voeding, vaccinaties, oogmetingen, gehoortesten, maar ook over een interessante lezing die de gemeente verzorgt over peuters in de plaatselijke bibliotheek.

Behaalde resultaten

• Aanzienlijke kostenbesparingen op IT beheer.
• De onderlinge communicatie is sterk verbeterd, omdat altijd en overal gewerkt kan worden.
• Eenvoud in gebruik, omdat applicaties afgestemd zijn op de gebruiker.
• Medewerkers zijn altijd voorzien van de laatste info uit de centrale Google Cloud omgeving.
• Een grotere digitale veiligheid, omdat er geen hardware meer gebruikt wordt waar applicaties lokaal geïnstalleerd zijn.
• Ook een betere communicatie met up to date informatie naar klanten via digitale beeldschermen en het gebruik van Chrome Sign Builder.