Klantcase Lister

“We gaan door tot je weer zonder ons verder kan”, zo is te lezen op de website van Lister. Lister biedt met gespecialiseerde medewerkers al meer dan 30 jaar ondersteuning aan mensen met psychiatrische en/of verslavingsproblemen. Ook huisvesting en begeleiding in verschillende wijken in de regio Utrecht horen daarbij. Hierbij zijn veel organisaties en instanties, en dus mensen(handen) betrokken. En daar ontstond, door de (verdere) digitalisering en de veranderende behoeften binnen de zorgverlenende sector een interessante uitdaging.

“Het risico was dat we de gebruikers kwijtraakten en te vaak als ICT afdeling ‘nee’ moesten verkopen. We werden in feite gedwongen door de buitenwereld om te transformeren naar een modernere open ICT omgeving die nog steeds veilig moest zijn.” (Aldus Ronald Ferdinandus)

De mismatch tussen gebruikers en de traditionele omgeving

Al in 2015 werd er een strategische roadmap gemaakt voor 2020. Deze roadmap kreeg de veelzeggende titel “Free ICT”. De toenmalige ICT omgeving was traditioneel en log en sloot niet meer aan bij de wensen van alle verschillende gebruikers. Denk hierbij aan herstelcoaches, persoonlijke begeleiders, stagiaires, woonondersteuners en ‘Avond Nacht Weekendhoofden’. “De kracht van Lister zit in de kleine teams van hulpverleners die samen snel iets willen doen in de wijken”, legt Ronald uit. “De medewerkers willen, net zoals zij thuis gewend zijn, bijvoorbeeld even snel een video bekijken. De traditionele omgeving was hierbij een belemmering. Dit leidde tot het gevaar dat medewerkers zelf apps gingen downloaden of documenten via Dropbox met elkaar gingen delen”.

Doelstelling

Eenvoudiger, veiliger en goedkoper samenwerken met ketenpartners binnen Lister. Zodat er meer geld en tijd overblijft voor datgene waar het allemaal om gaat namelijk; zorg- en hulpverlening!

Het slimme voortraject van Lister

Erg inspirerend is de manier waarop Lister al in een heel vroeg stadium dit verandertraject heeft aangepakt. Al in 2014 startte er een interne innovatieve groep waarin alle lagen van de organisatie vertegenwoordigd waren. Zij besloten zelf vast te stellen hoe zij in 2020 met elkaar zouden willen samenwerken en aan welke randvoorwaarden dat moest voldoen. Eenvoud en veiligheid bleken daarbij van groot belang te zijn. Deze werkgroep koos unaniem voor Google G Suite. “Ik ben expres niet in deze werkgroep gaan zitten om het een en ander niet vanuit de techniek te beïnvloeden. Nadat de werkgroep een keuze had gemaakt konden we al snel op de eerste locatie, samen met een locatiehoofd en de coördinator zorg, alle gemakken van de Google G Suite gaan uitrollen”, aldus Ronald. De rest van de locaties volgden.

De start van een open ICT architectuur

“Chromebooks in plaats van laptops, zo begon onze visie. Niet iedere leverancier begreep dit, maar de mensen van Vooruit (voorheen Tech Bakery) wel”, zo vertelt Ronald. Het doel was om enerzijds zo veel mogelijk openheid en gebruiksgemak te creëren en anderzijds er voor te zorgen dat de informatiebeveiliging optimaal zou zijn, geregeld in de Google Cloud.

Het grote verschil met Microsoft gedreven laptops en PC´s is dat chromebooks en chromeboxen een eenvoudig besturingssysteem hebben zonder eigen opslag. Dat betekent dat gebruikers via een internetverbinding en de cloud hun benodigde online programma’s gebruiken en de ICT afdeling hierover centraal de regie houdt.

Resultaat

Ronald laat trots zien hoe eenvoudig het is voor hulpverlenende teams om zelf webpagina’s aan te maken via Google sites. Zo kan belangrijke informatie met elkaar gedeeld worden. Een duidelijk voorbeeld is bijvoorbeeld ‘de boodschappenlijst’ van een locatie, waardoor iedereen van het desbetreffende team altijd via één klik de juiste informatie bij zich heeft op smartphone of chromebook. “Het is een stuk interactiever, sneller een eenvoudiger dan het werken in onze oude omgeving”, legt Ronald uit.

Daarnaast werken teams nu altijd samen in dezelfde versie, waardoor er geen misverstanden of fouten ontstaan. Er wordt op diverse plekken met handige apps gewerkt die in overleg met de gebruikers gemaakt zijn en vanuit de centrale Google omgeving worden aangeboden. Alle mensen die bij Lister in het primaire proces werken doen dat volledig in de Google Cloud. De back office systemen, bijvoorbeeld HR- en facturatiesystemen zullen worden uitgefaseerd en ook naar de cloud worden gebracht. Doordat de Google Cloud omgeving zich razendsnel ontwikkelt zal Vooruit on site voor specialistische kennis blijven zorgen, waarbij het doel altijd voorrang zal krijgen.

• Enorme kostenbesparingen op IT beheer, dat blijkt nauwelijks nog nodig te zijn. Dat geeft tevens overzicht en rust.
• Significant lagere licentiekosten van Google G Suite ten opzichte van Microsoft Office 365 in deze set-up.
• Een betere onderlinge samenwerking, waarbij alle gewenste communicatievormen gebruikt kunnen worden en snel toegankelijk zijn.
• Standaardisatie binnen de Google omgeving met behulp van formulieren en sjablonen, voor e-mail, rapporten, presentaties e.d.
• Een veiligere ICT omgeving in de Cloud, omdat er niets lokaal geïnstalleerd wordt.
•  Razendsnelle implementaties, binnen één dag kan een locatie in de Google omgeving werken. Inclusief toegang voor ketenpartners, bewoners en buurtbewoners. Voorheen duurde dit proces weken.
• Tevreden gebruikers vanwege de eenvoud in gebruik. Na het openklappen van de chromebook zijn alle applicaties toegankelijk.
• Een betere onderlinge samenwerking met ketenpartners, bewoners en buurtbewoners.