Klantcase GGZ inGeest

Ieder mens is uniek, kent zijn eigen krachten en heeft dus ook een eigen aanpak naar herstel nodig. Met die insteek bieden ruim 1.800 medewerkers van GGZ inGeest gespecialiseerde psychiatrische zorg. Dat doen zij zowel aan jongeren, als aan volwassenen en ouderen. Dit doen zij met oog voor hun persoonlijke situatie en naaste omgeving, afgestemd op lichaam en geest en volgens de nieuwste wetenschappelijke inzichten.

“De samenwerking met Vooruit bleek veel verder te gaan dan een technische implementatie. Het succes is vooral te danken aan de pragmatische manier waarop zorgmedewerkers tijdens de uitdagende coronaperiode van kennis werden voorzien”  (Aldus Jack van Driel – CIO)

De keuze voor een moderne werkplek

In de loop van tijd werden er meerdere Cloud based Managed Services ingericht op het Amazon AWS platform. Daarnaast moest er ook een keuze gemaakt worden in welk platform er intern gebruikt ging worden voor de dagelijkse werkzaamheden en het samenwerken. Zowel Google G Suite als het Microsoft Office 365 platform hadden potentie en leken goed te passen, hoe maak je dan een keuze?. “Een objectieve partner vinden is dan lastig en ik had ook zo mijn persoonlijke voorkeur, die overigens achteraf niet de juiste bleek te zijn” vertelt Jack. Uiteindelijk vond GGZ inGeest in Vooruit (voorheen Tech Bakery) de juiste partner.

Doelstelling

GGZ werkte met een verouderd IT landschap. Het was onder andere de hoogste tijd voor een nieuw werkplekconcept en nieuwe datacenters. Jack van Driel heeft bij GGZ inGeest bijna drie jaar lang de rol van CIO vervuld. Aan hem de missie om dit het IT landschap bij GGZ inGeest aan te pakken. Deze missie bleek breder en omvangrijker dan ‘slechts een nieuw werkplekconcept’.

Uitdaging

Het bestaande IT landschap was verouderd. Door fusies vanuit het verleden werd er onder andere gebruik gemaakt van meerdere datacenters en veel verschillende soorten netwerken. Zo was er ook veel ballast meegekomen van servers en software die niet langer meer ondersteund werden. Cloud werd overwogen, maar dat resulteerde in eerste instantie op veel weerstand. Desondanks besloot Jack een ingrijpende beslissing te nemen: “Laten we het omdraaien en ervan uitgaan dat we alles naar de publieke Cloud gaan migreren”, was zijn standpunt. Met deze insteek konden zij gaan bouwen aan een nieuwe en moderne IT omgeving. Dit zorgde ervoor dat er gekeken werd naar datgene wat wel mogelijk is en er minder snel gezocht werd naar argumenten om niet te willen veranderen. Toen eenmaal bleek dat de nieuwe G Suite omgeving en de Cloud versie van het EPD veel sneller functioneerde, werd de weerstand gauw minder.

Oplossing

Achteraf bleek dat GGZ inGeest precies op tijd is geweest. De zorgverlening had met de oude IT infrastructuur namelijk nooit op een hoog niveau kunnen blijven tijdens de coronacrisis. Er wordt nu veel vaker online gecommuniceerd met patiënten en cliënten, er worden online behandelingen gegeven en zorgverleners weten elkaar inmiddels via Google Hangouts makkelijk te vinden. Ook worden patiëntgegevens veel beter en veiliger gedeeld tussen de verschillende zorgverlenende instanties.

De keuze voor Google G Suite werd ook genomen in verband met de grotere digitale veiligheid. Dat komt onder andere door het gebruik van Chromebooks. Alle applicaties draaien veilig in de Google G Suite Cloud en niet meer op individuele hardware. “Alles is browser based en er staat geen data op devices”.

Mede hierdoor heeft GGZ inGeest tijdens de coronaperiode nog evenveel mensen kunnen voorzien van de benodigde zorg, ondanks dat de meeste mensen ambulant zijn. Het stuk adoptie bij dit soort IT trajecten is cruciaal. Medewerkers moeten de nieuwe applicaties leren gebruiken en eigen maken. Door de corona crisis konden de afgesproken trainingen op locatie in de meeste gevallen niet meer plaatsvinden. Daarom werd naar alternatieven gezocht, die achteraf zelfs beter bleken te zijn. “Vooruit heeft geholpen met het maken van gebruikersvideo’s die in een gesloten YouTube omgeving werden aangeboden”, vertelt Jack. De moderne digitale technologie wordt ingezet voor volwaardige kennisoverdracht die werknemers van GGZ inGeest in eigen tijd kunnen terugkijken. Natuurlijk hebben er ook diverse online trainingen plaatsgevonden via Google Hangouts.

Tijd om samen te gaan groeien met Vooruit
Na de implementatie en de gemaakte keuze voor Google is het tijd om samen te gaan groeien en extra aandacht te geven aan medewerkers. Daarom blijft onze collega, Felix Toepoel, als Projectmanager nauw betrokken om GGZ inGeest nog verder te laten profiteren van de Google technologie. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij blijven meten waar de meeste vragen op binnenkomen. Vervolgens zullen wij gezamenlijk plannen per gebruiker of afdeling blijven maken. Want, niet is zo divers als de samenstelling van al die zorgverleners die dagelijks prachtig werk verrichten om Nederland gezond te houden!

Behaalde resultaten

• Continuïteit van de zorgverlening, ook tijdens de coronaperiode.
• Minder lange wachttijden door het snel en gemakkelijk inloggen.
• Een grote kostenbesparing op het IT beheer. Mede doordat er naar wens kan worden op- of afgeschaald. Alle applicaties worden centraal via AWS in combinatie met Google Cloud geregisseerd en aangeboden.
• Een veilige en toonaangevende infrastructuur voor heel GGZ inGeest die altijd up-to-date is.
• Instructievideo’s die altijd bij de hand zijn als een vraag zich voordoet.
• Er wordt gewerkt met één centrale versie van het document, hierdoor zijn de medewerkers altijd up to date, werken zij met de meest recente versie en wordt vervuiling op de drive voorkomen.
• Een hogere mate van gebruikersgemak, mede door de herkenbare online omgeving.

“Ik ben een G Suite fan geworden. Het is een platform dat ontworpen is als een webapplicatie waar alles op één veilige plek staat. Google G Suite ontwikkelt constant om mensen onderling nog slimmer, veiliger en sneller te laten samenwerken” (Aldus Jack van Driel – CIO)