Veiligheidsregio Utrecht: Device buy-back en circulaire IT
“Waarom zouden we alles wegdoen als het nog waarde heeft?”
Naast de grootschalige werkplekvervanging ontstond bij Veiligheidsregio Utrecht (VRU) een tweede vraagstuk: wat te doen met de oude apparatuur? Traditioneel worden dit soort devices afgevoerd of opgekocht door externe partijen. Maar binnen VRU leefde de wens om hier anders mee om te gaan. Niet alleen vanuit kostenperspectief, maar vooral vanuit duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Maurice Kersten: “We dachten: waarom moet alles opgekocht worden? Waarom kunnen medewerkers hun eigen laptop niet overnemen?”
Het idee was eenvoudig, de uitvoering bleek complexer.
Van idee naar uitvoering
Binnen VRU was er nog geen ervaring met het terug laten kopen van devices door medewerkers. Daarnaast spelen er regels rondom belasting en verwerking, waardoor directe verkoop niet zomaar mogelijk is. Samen met Vooruit werd daarom een proces ingericht waarin deze complexiteit werd ondervangen.
Tijdens het inleveren van oude laptops konden medewerkers aangeven of zij interesse hadden in het terugkopen van hun device. Vervolgens nam Vooruit het volledige vervolgproces uit handen: van het veilig verwerken en controleren van de hardware tot het aanbieden via een webshop en de administratieve afhandeling.
“Het idee was echt goed. We wilden iets doen met duurzaamheid en medewerkers iets teruggeven.”
Door dit proces centraal te organiseren, bleef het voor VRU beheersbaar, terwijl medewerkers wél de mogelijkheid kregen om deel te nemen.
Een vliegende start
De interesse vanuit medewerkers bleek groot. Zodra de webshop, ingericht en beheerd door Vooruit live ging, werden in korte tijd honderden devices verkocht.
“De eerste dag dat de webshop openging, ging het echt hard. Bijna alsof er concertkaartjes verkocht werden.”
In totaal kregen ongeveer 285 laptops een tweede leven binnen de organisatie, aangevuld met verkoop van andere apparatuur zoals monitoren en pc’s. Daarmee kwam het totaal aantal hergebruikte devices op ruim 300.
Meerwaarde op meerdere niveaus
Het traject heeft op verschillende vlakken waarde toegevoegd voor Veiligheidsregio
Utrecht. Wat in eerste instantie begon als een praktische oplossing voor het verwerken van oude hardware, groeide het uit tot een aanpak die zowel operationeel, financieel als maatschappelijk impact heeft gemaakt. Het traject heeft duidelijke meerwaarde opgeleverd voor VRU:
• Hardware heeft een tweede leven gekregen
• Er is minder IT-afval gerealiseerd
• Medewerkers hebben direct kunnen profiteren
• VRU is volledig ontzorgd in het proces
Een stap richting circulaire IT
Daarnaast werd het proces door Vooruit op een manier ingericht die ook sociaal bijdraagt. In de verwerking en afhandeling van de hardware wordt gewerkt met mensen voor wie deelname aan het arbeidsproces niet vanzelfsprekend is. Daarmee levert het traject niet alleen een bijdrage aan circulariteit, maar ook aan de maatschappelijke doelstellingen van VRU, waaronder SROI.
Door het proces volledig bij Vooruit te beleggen, bleef het overzicht behouden en werd de administratieve last voor de organisatie minimaal.
