Werkplekvervanging bij Veiligheidsregio Utrecht
Van versnipperde IT naar één gestandaardiseerde werkplek Veiligheidsregio Utrecht (VRU) stond voor een omvangrijke en complexe operatie. Verspreid over 72 kazernes en met duizenden betrokkenen, van beroepskrachten tot vrijwilligers, moest de IT-omgeving worden vernieuwd. Tegelijkertijd speelde de overstap naar Windows 11, waardoor bestaande hardware versneld vervangen moest worden. Binnen dit traject was Maurice Kersten, projectleider bij Veiligheidsregio Utrecht, verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering. Wij gingen met hem in gesprek.
Van versnipperde IT naar één gestandaardiseerde werkplek
Wat het project direct uitdagend maakte, was het gebrek aan volledig inzicht in de bestaande situatie. Door jaren van groei, decentralisatie en veranderend werkgedrag was het simpelweg niet meer duidelijk welke apparatuur waar stond, in welke staat deze verkeerde en hoeveel er precies vervangen moest worden.
Maurice vat dat treffend samen:
“Op papier is alles perfect geregeld… maar in de praktijk weet je eigenlijk niet wat je aantreft.”
Die onzekerheid werd versterkt door de impact van corona. Medewerkers waren massaal thuis gaan werken en hadden daar hun eigen werkplekken ingericht. Daarmee ontstond een nieuw probleem: waarom zou iemand nog op locatie werken als de thuiswerkplek beter is?
“Als mijn set-up thuis beter is dan op de kazerne, ga ik niet naar de kazerne.”
De werkplekvervanging werd daarmee meer dan een technische operatie. Het werd een strategisch project, gericht op het faciliteren van een nieuwe manier van werken.
De kracht van flexibiliteit
De basis voor het project werd gelegd via een aanbesteding. Daarin werden duidelijke eisen gesteld, onder andere rondom snelheid: binnen korte tijd moest een groot aantal werkplekken vervangen kunnen worden.
In eerste instantie werd gekeken of de uitrol intern uitgevoerd kon worden. Al snel bleek dat dit niet haalbaar was. De schaal, de snelheid en de dynamiek van het project vroegen om extra capaciteit én een andere manier van werken.
“Flexibiliteit was voor ons het allerbelangrijkste. Het project was continu in beweging en de scope veranderde regelmatig. Dan heb je een partij nodig die daarin mee kan.”
In plaats van een rigide aanpak werd gekozen voor een pragmatische werkwijze. Hardware werd vooraf volledig voorbereid en geconfigureerd, zodat deze op locatie direct inzetbaar was. Dit voorkwam vertraging en minimaliseerde de impact op de operatie.
Daarnaast werd de uitrol georganiseerd in vaste routes, waarbij teams dagelijks langs kazernes gingen om werkplekken te vervangen. Nieuwe apparatuur werd geplaatst, terwijl oude hardware direct werd ingenomen.
Een project dat elke dag anders was
Ondanks alle voorbereiding bleef het project continu in beweging. Leveringen kwamen gefaseerd binnen, locaties verschilden sterk van elkaar en de exacte situatie was vaak pas zichtbaar op het moment zelf. Dat vroeg om korte lijnen en directe communicatie. Er werd dagelijks geschakeld, planningen werden aangepast en er werd continu gezocht naar de meest efficiënte oplossing.
Juist die dynamiek maakte het project intensief, maar ook succesvol.
Snelheid zonder concessies
De ambitie was om het project in korte tijd af te ronden. In theorie was het mogelijk om alle posten binnen enkele weken te voorzien van nieuwe werkplekken.
“Als alle materialen er op tijd waren geweest, hadden we binnen twee weken 72 posten volledig kunnen uitrollen.”
In de praktijk zorgden afhankelijkheden en leveringen voor enige vertraging, maar alsnog werd het volledige traject, inclusief voorbereiding, uitrol en afronding, binnen ongeveer 2,5 maand gerealiseerd.
Dat is uitzonderlijk snel, zeker gezien de schaal en complexiteit.
Meer dan alleen nieuwe werkplekken
De impact van het project ging verder dan alleen het vervangen van hardware. VRU heeft nu:
• Meer standaardisatie in devices en werkplekken
• Beter inzicht in de IT-omgeving
• Meer grip op beheer en lifecycle
• Een werkplek die aansluit bij de manier van werken
Daarnaast is de basis gelegd voor toekomstige projecten en verdere professionalisering. Wat begon als een noodzakelijke vervanging, is daarmee uitgegroeid tot een structurele verbetering van de IT-organisatie.
